Faktura bez čísla projektu, účtenka k nenalezení, seznam nákupů připomínající spíš domácnost než stavbu. A k tomu čtyři pytle cementu jen tak „do rezervy“.
Ve stavebnictví kolují firemní peníze rychle, ale ne vždy správným směrem. Je možné mít přehled o tom, co kde kdo zaplatil, komu to patřilo a jestli se to opravdu týkalo stavby? Lze předejít zbytečným ztrátám, které vznikají nejen chybou, ale i zneužitím? Ano, a s přehledem.
Když se k materiálu přidají i soukromé položky
Příběh začíná většinou tím, že stavbyvedoucí pošle kolegu pro nějaký materiál. Třeba spojovací. Na účtence pak ale najde i věci, které se na stavbě neobjevily. Novou akuvrtačku nebo barvu, která neodpovídá žádné zakázce. Častý problém, s nímž se musejí stavební firmy potýkat. Přitom by stačilo získat větší kontrolu nad tím, co je na stavbě opravdu potřeba a co ne.
Proto přišla společnost Fidoo s firemními kartami, které mají nastavené limity a pravidla použití. Účtenka se připojí přímo k výdaji. Nevzniká tak žádný prostor pro pozdější domýšlení, kam by se dal výdaj schovat. Veškerou evidenci pak manažeři vidí online.
S hotovostí se ztrácí kontrola
Práce s hotovostí přináší řadu komplikací. Účtenky se často ztrácejí, výdaje je obtížné správně přiřazovat k jednotlivým projektům a kontrola probíhá zpětně – mnohdy až s výrazným časovým odstupem. Své si s tím zažila třeba společnost CEMIX. Problém byl podle Marty Langové, manažerky pro finance a účetnictví, především ve schvalování a předávání dokumentů do sídla společnosti, kde se nachází účtárna a hlavní pokladna. „Nejvíc mě na celém procesu trápilo předávání dokumentů. Zaměstnanec musel nejdříve vyplnit formulář, přiložit účtenky, s tímto formulářem dojít ke svému nadřízenému, který mu to musel podepsat, potom to vložit do obálky a odeslat do sídla společnosti k nám do účtárny,“ vysvětluje M. Langová.
Podstatně efektivnějším řešením jsou firemní platební karty. Ty umožňují okamžité přiřazení nákladů ke konkrétnímu projektu, a to přímo v okamžiku nákupu. Odpadají tak obálky s hotovostí, shromažďování bločků i zdlouhavé zpětné dohledávání. Výsledkem je zrychlený proces, vyšší přehlednost a výrazně nižší administrativní zátěž pro všechny zúčastněné. „Teď distribuujeme peníze na jednotlivé závody pomocí předplacených karet. Vzdáleně je dobíjíme a na místě je většinou asistentka nebo vedoucí závodu, kteří mají danou agendu na starosti,“ doplňuje M. Langová.
Přehledná správa výdajů ve stavebnictví
Moderní správa výdajů přináší zásadní změnu v práci s firemními náklady ve stavebnictví. Digitální správa účtenek umožňuje doklad uložit hned po nákupu pomocí mobilní aplikace, která jej okamžitě propojí s odpovídající platbou.
Automatizované schvalovací procesy zase zajistí, že žádná položka neprojde bez kontroly. Administrativa se zjednodušuje a účetní se již nemusí spoléhat na dohady či dodatečné vysvětlování. Má přístup ke kompletní dokumentaci v reálném čase a systém dokáže upozornit, pokud některý doklad chybí.
Konec rezerv i nejasných položek
Neefektivní procesy i drobná pochybení mohou vést k významným finančním ztrátám. Firemní platební karty a digitalizace výdajů přinášejí transparentní prostředí, v němž jsou všechny transakce evidovány, dostupné online a snadno dohledatelné. Eliminují se tak zbytečné rezervy i nejasné položky, což přináší vyšší úroveň kontroly i klidu při řízení stavebních projektů.
Expense Management od Fidoo umožňuje jednoduchou správu firemních výdajů nejen ve stavebnictví. Napomáhá k efektivnímu řízení staveb, ale především chrání rozpočet a zajišťuje maximální transparentnost všech výdajů.
PR
Foto: Archiv Fidoo